Carinthian University of Applied Sciences · Formulare
Willkommen im Handbuch der digitalen Formularverwaltung der Carinthian University of Applied Sciences. Mit der Anwendung erstellen, verteilen und begleiten Sie Formulare vollständig digital, von der Vorlage über die Freischaltung bis zur Genehmigung und elektronischen Unterschrift.
Für wen ist dieses Handbuch?
Dieses Handbuch richtet sich an die Verwaltung: also an alle, die Vorlagen erstellen, Workflows festlegen und Personen freischalten. Die Sicht der Einreichenden (Studierende) ist nicht Teil dieses Handbuchs.
Was die Anwendung leistet
- Formulare gestalten: ein PDF-Formular im Baukasten nachbauen oder ein bestehendes PDF automatisch digitalisieren lassen.
- Abläufe festlegen: wer ausfüllt, wer prüft, wer genehmigt und wer unterschreibt.
- Gezielt verteilen: einzelne Personen pro Einreichung freischalten, statt Formulare offen zugänglich zu machen.
- Begleiten & abschließen: Status verfolgen, erinnern, elektronisch signieren und als PDF archivieren.
Glossar
Diese Begriffe ziehen sich durch das ganze Handbuch:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Vorlage | Wiederverwendbares Muster eines Formulars (z. B. Antrag Master-Thema). |
| Version | Ein Bearbeitungsstand einer Vorlage: veröffentlicht, Entwurf oder Archiv. |
| Baustein | Bauteil im Editor: Text, Feld, Tabelle, Bereich … |
| Bereich | Abschnitt eines Formulars; zugleich die Einheit, die ein Workflow-Schritt zur Bearbeitung erhält. |
| Feld | Eingabe einer ausfüllenden Person (Text, Zahl, Auswahl, Upload …). |
| Workflow | Festgelegte Reihenfolge der Schritte, die ein Formular durchläuft. |
| Schritt | Eine Station im Workflow (ausfüllen, bestätigen, entscheiden, signieren …). |
| Berechtigung | Freischaltung einer Person für genau eine Einreichung. |
| Formular | Eine konkrete Einreichung auf Basis einer Vorlage. |
Aufbau der Oberfläche
Die obere Navigationsleiste ist überall gleich aufgebaut:
- Formulare: das aktuelle Modul (oben links neben dem Logo).
- Dashboard · Alle Formulare · Vorlagen · Workflows · Berechtigungen: die Unterbereiche. Verwaltungs-Bereiche erscheinen nur für berechtigte Personen.
- Oben rechts: Einstellungen (Zahnrad), Sprachumschaltung (DE/EN) und das Benutzermenü.
So geht es weiter
- Dashboard: Ihr persönlicher Einstieg „Meine Formulare“.
- Vorlagen: Formularvorlagen anlegen und veröffentlichen.
- Vorlagen-Editor: der Baukasten für Formulare.
- Workflows: Bearbeitungsschritte festlegen.
- Berechtigungen: Personen zur Einreichung freischalten.